¿Es posible el depósito de cuentas no aprobadas en junta? ¿Las sociedades inactivas deben depositar sus cuentas? ¿Quién asume la responsabilidad por la falta de depósito?
La mayoría de las sociedades mercantiles cierran su ejercicio económico el 31 de diciembre por lo que tienen de plazo hasta el 31 de julio para presentar las cuentas anuales al Registro Mercantil de su provincia.
Así es, dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad deben presentar, para su depósito en el Registro Mercantil, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas y de aplicación del resultado, así como un ejemplar de cada una de ellas.
El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar las cuentas dentro del plazo establecido puede dar lugar al cierre del Registro Mercantil, o lo que es igual, a que no se inscriba en el Registro documento alguno referido a su sociedad mientras el incumplimiento persista, además de la imposición por parte del ICAC de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros en función de la dimensión de la empresa.
Así se contempla expresamente en el artículo 378.1 del Reglamento de Registro Mercantil, que dice:
Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito. Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, directores generales o Liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa.
¿Qué ocurre si no se aprueban las cuentas anuales?
El legislador es consciente de que puede suceder que las sociedades no aprueben sus cuentas anuales, y que sea, por tanto, imposible el cumplimiento de la obligación de su depósito. Las causas pueden ser numerosas y variopintas desde una situación de bloqueo, a un error, o a una mala gestión contable. Permitir que en estos casos una sociedad quede muerta, registralmente hablando, es excesivo.
Para evitar el rigor del artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil anteriormente reproducido, en su apartado quinto este mismo precepto también nos dice que “Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre registral cuando se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se expresará la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales.”
Tenga en cuenta además que, tras numerosos pronunciamientos de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública es clara la doctrina que impide a los Registradores entrar a valorar el fondo del asunto o lo que es igual, calificar la causa de la no aprobación de cuentas.
No olvide que:
– Puede impedir el cierre de la hoja registral de su empresa, por falta de depósito, siempre que dentro del año posterior a la fecha del cierre del ejercicio social “no depositado”, se presente certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se exprese la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de la junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas, siendo ambos documentos suficientes para su acreditación. Además, deberá justificar la persistencia de esta situación cada seis meses, si fuera necesario. En este caso, subsistirá la obligación de depositar las cuentas correspondientes a los ejercicios posteriores, pero no las correspondientes al ejercicio que iba a producir el cierre.
– Puede abrir la hoja registral de su empresa, cerrada por falta de depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, en cualquier momento, en la forma descrita para impedir el cierre. En este caso, no solamente hay que presentar las cuentas correspondientes a los ejercicios posteriores, sino que también subsiste la obligación de depositar las cuentas de los ejercicios que no se han presentado y las del que ha motivado el cierre de la hoja.
¿Quién asume la responsabilidad por la falta de depósito?
– El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas lo tiene claro: La responsabilidad y la sanción derivada del incumplimiento recaen exclusivamente sobre la sociedad, y no sobre administradores y/o asesores.
Ahora bien, es conveniente no olvidar que el artículo 236 de la Ley de Sociedades de Capital establece que los administradores responderán frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores sociales, del daño que causen por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo.
¿Y si el no depósito de cuentas responde a una falta de diligencia del administrador?
En estos casos, se le podrían reclamar los daños y perjuicios causados, por ejemplo. las sanciones impuestas a la sociedad o una indemnización por el quebranto que pueda suponer el cierre registral.
Todo ello sin olvidar que también existe una responsabilidad por deudas (Art. 367 TRLSC), al no disolver o liquidar la sociedad o instar la declaración del concurso de acreedores, aunque se desconozca la situación de insolvencia por la falta de la formulación o del depósito de cuentas.
No olvide que:
Los administradores que en el plazo de dos meses no actúen diligentemente cuando se constate que en la sociedad concurre causa legal de disolución, pueden asumir una responsabilidad solidaria por las deudas posteriores al acaecimiento de la causa legal, recayendo sobre estos la carga de la prueba.
¿Las sociedades inactivas deben depositar sus cuentas anuales?
El cese en la actividad o la inactividad no eximen del cumplimiento de esta obligación.
Conforme establece el Código de Comercio en su Título III sobre la contabilidad de los empresarios, todas las sociedades mercantiles deben llevar una contabilidad ordenada, de acuerdo con la actividad desarrollada sin distinguir si esta sigue en funcionamiento o no.
Asimismo, el artículo 279 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital establece la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación, sin contemplar tampoco ningún tipo de exención, ni por la falta de actividad ni por ninguna otra causa.
Las sociedades mientras estén “vivas”, y esto es así mientras no se certifique su “defunción” con la inscripción de la escritura de disolución, liquidación y cancelación; asumen todas las obligaciones formales que tienen con respecto al Registro Mercantil (y la AEAT). Es como las personas físicas, que hasta que no se certifique por el médico forense su muerte, siguen vivas, y conservan todas sus obligaciones.
Las sociedades inactivas, aunque no desarrollen operaciones económicas tienen que seguir haciendo frente a sus obligaciones, a saber: préstamos, suministros, alquileres, comisiones por cuentas bancarias, amortización en caso de mantener inmovilizado, gastos del Registro mercantil por presentación de cuentas anuales… situaciones que, por insignificantes que sean, generarán movimientos contables, que afectarán al balance.
No olvide que:
El transcurso de un año sin actividad es una causa legal de disolución de la sociedad conforme estable el artículo 363 del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
Fuente: Consejo General de Economistas.