La obligación de emitir facturas electrónicas para grandes empresas, pymes y autónomos sigue en el horno del Ministerio de Economía, ultimando los detalles del que será el reglamento oficial.
Hoy por hoy, no hay una fecha exacta de entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria que recoge la Ley Crea y Crece porque los plazos están supeditados a la publicación del Reglamento. A partir de ese momento, las empresas y profesionales cuya facturación anual supere los ocho millones de euros tendrán un plazo de 12 meses para cumplirla, mientras que para el resto de pymes y autónomos será de 24 meses.
Según la Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos la facturación electrónica no será obligatoria, al menos, hasta el año 2027,
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, regula la obligación de factura electrónica en todas las operaciones entre empresarios y profesionales en un único artículo y una Disposición Final. El contenido de la norma referido a este tema es muy escueto y, salvo el respeto a los estándares europeos y a la regulación fiscal, deja todos los aspectos específicos, características y funcionamiento a un posterior desarrollo reglamentario.
Más pronto que tarde y para todo el mundo, aunque para algunos “antes”, la factura electrónica va a ser obligatoria. Se entiende por factura electrónica la que siendo expedida y recibida en formato digital entre empresarios y profesionales documenta operaciones comerciales concertadas entre ellos.
Existen dos excepciones a la obligación de expedir, transmitir y entregar factura en formato electrónico:
• Cuando se trate de operaciones que se documenten a través de facturas simplificadas o
• Cuando se expidan voluntariamente sin que exista obligación de hacerlo.
Si acertamos en nuestras previsiones y a finales de 2025 se aprueba el reglamento:
• Un año después, más o menos en las Navidades de 2026, las empresas con más de ocho millones de facturación sólo podrán emitir facturas electrónicas.
• A los dos años, en 2027, la obligación se extenderá a los autónomos y pymes con menos de 8 millones de ingresos y, por último,
• Tres años más tarde, en 2028, todos los negocios tendrán la obligación de informar a la Agencia Tributaria o a sus proveedores del estado en el que se encuentran sus facturas.
12 meses: Año 2026.
Si el reglamento de facturación se aprobara en el cuarto trimestre de 2025, empezará la cuenta atrás y los negocios de más de ocho millones de euros de ingresos anuales sólo tendrán un año, hasta finales de 2026, para empezar a emitir todas sus facturas por medios electrónicos. Tendrán la opción de hacerlo a través de un programa privado o mediante la solución pública de Hacienda.
El sistema español de factura electrónica está compuesto por un conjunto de plataformas de intercambio de carácter privado y por la solución pública de facturación electrónica, que cumplirá además la función de repositorio, y que será gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Parece que, durante estos doce primeros meses, y como medida transitoria, las empresas obligadas a emitir facturas electrónicas (con facturación mayor a 8 millones) deberán enviar adicionalmente un documento en formato PDF que asegure su legibilidad por las pymes y profesionales para los que aún no es exigible, salvo que acepten voluntariamente recibirlas en el formato original.
De este modo, aunque el autónomo y pequeñas empresas no tenga aún un programa de facturación electrónica podrán recibir y ver igualmente las facturas que les envían, pese a que los emisores sí tengan la obligación de facturar por medios digitales.
24 meses: Año 2027.
Al año siguiente, siendo optimistas, comenzaría la siguiente etapa: el plazo para que todos los autónomos y empresas, independientemente del volumen de sus ingresos, tengan que facturar obligatoriamente por medios digitales.
También existirá la posibilidad de que los autónomos y pymes que no quieran contratar un programa de facturación privado recurran a la solución pública de Hacienda, una plataforma abierta en la que podrán registrarse gratuitamente y emitir o recibir sus facturas por medios electrónicos cumpliendo con la imposición normativa.
Si optan por utilizar su propio software, el reglamento establece también para este mismo año la obligación para las empresas y autónomos que reciban sus facturas electrónicas, total o parcialmente, a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas privadas, de hacer público el punto de entrada de facturas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web.
Según añade el borrador del reglamento, en caso de que las empresas y profesionales no hayan identificado aún su punto de entrada de facturas electrónicas se entenderá que están en la solución pública de facturación que pondrá en marcha Hacienda.
36 meses: Año 2028.
En el plazo máximo de 3 años desde la aprobación del Reglamento, todos las empresas tendrán la obligación de informar a la Agencia Tributaria o a sus proveedores del estado en el que se encuentran sus facturas en cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos o festivos.
Por ejemplo, si una pyme o profesional recibe una factura un martes deberá informar al emisor -o a Hacienda- de su recepción, como tarde, el lunes. Si ese lunes se realiza el pago, deberá comunicarlo, como tarde, el viernes siguiente, indicando la fecha.
Así es, como la remisión de la información sobre el estado de pago de la factura en las empresas no incluidas en el SII se ha vinculado a una futura Orden Ministerial, se establece un régimen transitorio adicional para informar:
• 36 meses desde la aprobación del reglamento para los empresarios cuya facturación anual sea inferior a 6 millones de euros y
• 48 meses para los profesiones (autónomos) con un volumen de facturación también inferior ese importe.
En caso de que optaran por la solución pública de Hacienda, los requisitos serían los mismos, sólo que en este supuesto deberán remitirle en esos mismos plazos el estado de sus facturas a la Agencia Tributaria.
Los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar al obligado a expedir la factura de su aceptación o rechazo, de su fecha y del pago efectivo completo; aunque adicionalmente, se podrá informar también de la aceptación o rechazo comercial parcial de la factura, fecha y pago parcial, importe y cesión a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y fecha de la cesión.
Utilidad y desconocimiento.
Según la encuesta ‘Facturación electrónica: el camino hacia una economía conectada’, elaborado por Sage: Un 60% considera positivo su uso obligatorio, y casi dos tercios (72%) creen que aportaría un beneficio tanto para la economía como para sus negocios.
Además de resultar útil para resolver problemas como los pagos atrasados (57%) y reducir los errores a la hora de recibir y procesar las facturas de los proveedores (43%), los responsables de las pymes también esperan que la factura electrónica pueda aportar beneficios a sus negocios como una mayor precisión financiera y reducción de errores (24%) o una minoración de costes (17%).
Desconocimiento.
Aunque las empresas estén concienciadas de los beneficios que supondría este cambio en la facturación y a favor de su obligatoriedad la mayoría de las pymes no está preparadas para el cambio. Al 79% les resulta algo totalmente desconocido y el 86% aún no la utilizan en sus transacciones con otras empresas (B2B), aunque sí es algo más común en los intercambios con la administración (B2G), puesto que casi 1 de cada 5 de ellas (19%) ya la está usando en dicho ámbito.
El informe advierte de que un factor preocupante entre las pymes españolas es el alto grado de desconocimiento respecto a la factura electrónica, ya que sólo el 28% de las pymes nacionales aseguran estar al tanto de los detalles relativos a su obligatoriedad.
Última Hora: Siguiendo con los retrasos normativos, en el ámbito tributario. se amplía hasta el 1 de enero de 2026, el plazo para cumplir con el Reglamento Verifactu para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y para el resto hasta el 1 de julio de 2026.
En el BOE del 2 de abril de 2025, se publicó el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, por el que se modifica el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
Se amplía hasta el 1 de enero de 2026, respecto de la fecha inicialmente prevista de 1 julio de 2025, el plazo para cumplir con las obligaciones previstas en el reglamento y en su normativa de desarrollo, para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y para el resto de los obligados tributarios el plazo límite para su aplicación se establece en el 1 de julio de 2026 para facilitar su adaptación en la medida que no están sometidos a las mismas obligaciones que los anteriores que pudieran determinan la no utilización habitual de sistemas informáticos.
Ha sido necesario retrasar las fechas inicialmente previstas para su aplicación como consecuencia de la ralentización del proceso de aprobación, así como, por la tardía publicación de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre; y en el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, el pasado 28 de octubre de 2024.
Si tiene dudas sobre el nuevo sistema o la factura electrónica, es el momento de resolverlas. Dispone de más de un año para encontrar un programa informático homologado, conocer la plataforma de la Agencia Tributaria o los formatos aceptados para la transmisión de datos. La idea es que esté preparado para afrontar los cambios que se van a producir y que entienda su naturaleza.
Fuente: Consejo General de Economistas.